SKATs checkliste for demobiler - fra et IT-perspektiv

Selvom det var tilbage i oktober måned 2011, at SKAT i samarbejde med automobilbranchen (her under DI Bilbranchen og Danmarks Automobilforhandler Forening D.A.F) publicerede en checkliste for hvordan en demobil bliver karakteriseret, så har vi kigget nærmere på checklisten og set på hvordan det påvirker bilforhandlernes dagligdag ud fra et IT-synspunkt.

Selve checklisten findes på SKATs hjemmeside, som består af 16 mere eller mindre konkrete punkter. Der refereres jævnligt i selve checklisten til bekendtgørelsen for registreringsafgifter, som er at finde på hos retsinformation.dk. Hvis det skulle knibe med definitionen på demobiler, er det meget naturligt, idet det endnu ikke er et præcist defineret. Men et godt udgangspunkt er at betragte en demobil, som et internt køretøj, der er indregistreret af og til autoforhandleren. Problemstillingen er bl.a. i den forbindelse, hvornår bilen kan sælges videre. Den økonomiske fordel ved demobiler er, at forhandleren afholder registreringsafgiften på indkøbsprisen, hvorfor avancen først bliver tillagt bilen efterfølgende.

Men for at vende tilbage til checklisten, så er noget af det mest fremtrædende ved checklisten, at det netop er en checkliste og ikke en decideret lov. Dette er blevet diskuteret flittigt, idet det efterlader mange bilforhandlere i tvivl om hvordan de reelt set skal forholde sig. Det fremhæves, at dokumentation for brugen af bilen er væsentlig, hvorfor det også anbefales, at den enkelte autoforhandler tager stilling til, hvordan man internt skal dokumentere for brugen af demobiler.

Netop ideen om autoforhandlerne skal sætte dokumentation i system er et af de punkter, som vi, i form af at være leverandør til branchen, gerne vil slå et slag for. For når vi kigger nærmere på SKATs syn på demobiler, tolker vi det som, at de hellere vil lade det være op til autoforhandlerne at få styr på deres demobiler- fremfor at lovgive på området. Vi oplever desværre bare ofte, at autoforhandlerne ikke altid har de rette værktøjer til at dokumentere brugen af demobilerne - og derved har muligheden for at opsætte retningslinjer til medarbejdere og kolleger. For selvom en håndskreven papirlap gemt væk i en mappe, kan fungere som dokumentation, så kan vi som IT-folk ikke undgå at forholde os kritisk til metoden. Med nutidens muligheder for at benytte både webapplikationer, mobiltelefoner, tablets osv., som værktøj til dokumentation, er det ikke længere værktøjet som sætter begrænsninger for dokumentationen.

Hvis man fortsat ønsker denne type retningslinjer på området er det nu, proceduren for at dokumentere for brugen af demobiler skal fremtidssikres. Vi mener, at man skal imødekomme SKATs krav, og få sat datadisciplin i forbindelse med dokumentation af demobiler på dagsorden hos bilforhandlerne. For når først de rigtige redskaber og systemer bliver stillet til rådighed for medarbejderne, er det ikke længere et nævneværdigt problem at få dokumenteret brugen af demobiler. Det gør hverdagen nemmere for autoforhandlerne og SKATs retningslinjer bliver imødekommet, samtidigt med at demobilerne fremadrettet kan være en fordel for både bilforhandlere og bilkøbere.

Hvordan får jeg styr på demobilerne?

Som vi skriver oven for, er vi af den opfattelse, at når blot det rigtige værktøj bliver stillet til rådighed, så er det intet problem for selv meget store bilforhandlere at dokumentere brugen af demobiler - og samtidigt opnå et unikt overblik over den samlede interne flåde. Værktøjet er vores system til flådestyring, Fleetsystem.

Udover at få et unikt øjeblikkeligt overblik over den interne bilflåde, fungerer systemet som værktøj til at dokumentere brugen af demobiler. Med løbende opsamling af km. stand fra sælgerne gennem indsendelse af SMS'er til systemet med kommentar om brugen, bliver det gjort både nemt og overskueligt for sælgerne at dokumentere brugen. Alternativt kan sælgerne logge ind på fleetsystemet og bruge den meget simple formular. Er der tale om en intern firmabil, kan systemet opsættes til at afsende reminders til brugeren af bilen om at indsende SMS'er med bilens kilometerstand. Er der tale om udlejningsbiler benyttes fleetsystemets udlejningsmodul, hvor der automatisk produceres kontrakter til hvert lejemål, som efterfølgende kan bruges som dokumentation overfor SKAT.

Med værktøjet i orden er der ikke længere noget i vejen for at imødekomme SKATs krav om dokumentation, samtidigt med at flådeadministrators får et helt unikt overblik over flåden.