Automatisér jeres arbejde og spar tid og penge

I sidder formentligt med en lang række forskellige opgaver i dagligdagen, men der er højst sandsynligt også en del, der er gentagne. Flere af disse opgaver er nødvendige, men også meget tidskrævende. Det kan derfor være værd at undersøge om hele eller dele af disse opgaver kan automatiseres, så I får frigivet ressourcer til mere salg og endnu bedre kundeservice. Men hvor skal man starte, og hvad skal man være opmærksom på, det dykker vi ned i dette blogindlæg.

Sådan kommer du i gang

En lang række opgaver kan automatiseres, og det kræver ikke nødvendigvis erfaring med at kode. Simple og mere standardiserede opgaver er naturligvis nemmere at automatisere end mere komplicerede opgaver, hvor flere elementer indgår i processen.  

Du skal derfor starte med at identificere og specificere en række opgaver, som tænkes at være fordelagtige at automatisere. Det kan fx være opgaver indenfor tilbudsgivning, simpel dataopsamling fra forskellige systemer, dokumentoprettelse, rykkerprocedurer mv.

Når du har udvalgt opgaverne, skal du prioritere disse efter følgende to faktorer:

• Hvor tidskrævende de er
• Hvor manuelle de er
• Hvor ofte de udføres

Når du har prioriteret relevante arbejdsopgaver, udvælger du dernæst den opgave, som samlet scorer højest ud fra ovenstående faktorer. Altså den opgave, som er mest tidskrævende, men som samtidig udføres ofte.

Nu er du klar til at sætte strøm til processen, og til at hjælpe dig findes flere softwareprogrammer. Der er både simple og mere avancerede programmer at vælge imellem. Et fornuftigt værktøj at starte med er fx Power Automate (PA) fra Microsoft, som kan hjælpe med at strømline repeterende opgaver og processer.

Power Automate indeholder en lang række definerede skabeloner, flows og talrige ”connectorer”, der kan forbinde og effektivt automatisere opgaver. PA giver også anbefalinger til oprettelse af forskellige flows, som gør det nemmere at sikre gode processer.

PA tilbyder også en lang række skabeloner, som du med fordel kan tage udgangspunkt i. De kan bl.a. hjælpe dig med at komme hurtigt i gang med formularer, dokumentautomatisering, behandle godkendelser, registrere billeder og tekst mv.

Automatisering viser sig på bundlinjen

Det er klart, at hvis flere og flere opgaver automatiseres, vil der helt naturligt frigives vigtige ressourcer hos medarbejderne, som i stedet kan fokusere deres energi på opgaver, som har en positiv indvirkning på bundlinjen.

Vores anbefaling er derfor, at I hurtigst muligt skal se på, hvilke opgaver og processer, som tager for meget af jeres tid i dagligdagen. Dernæst se, om der er opgaver I selv kan automatisere. Hvis tiden eller kompetencerne ikke rækker til det, kan vi naturligvis hjælpe jer.

Kontakt os for et uforpligtende møde om, hvordan vi kan hjælpe med at automatisere jeres hverdag.